EU-KI-Act-Check: Aus verteilter KI-Nutzung wird ein prüfbarer Systembestand

Drei KI-Anwendungen

KI erstellt Content Texte, Bilder oder ganze Entwürfe entstehen mit KI. Dann sollte klar sein, womit sie arbeitet, wer die Ergebnisse prüft und welche Regeln vor der Veröffentlichung gelten. Auch der Umgang mit KI-generierten Inhalten gehört dazu. KI spricht mit Menschen Ein Chatbot oder Website-Assistent antwortet direkt auf Fragen. Umso wichtiger sind verlässliche Quellen und klare Grenzen: Was darf die KI beantworten? Wie wird die Interaktion dokumentiert? Und wann übernimmt besser ein Mensch? KI hilft beim Priorisieren Beim Lead-Scoring oder in der Vertriebsunterstützung kann KI Anfragen strukturieren und Empfehlungen geben. Dafür braucht es eine nachvollziehbare Datenbasis, klare Kriterien und die Gewissheit, dass relevante Entscheidungen dort bleiben, wo sie hingehören: beim Menschen. Die Beispiele zeigen: KI ist nicht gleich KI. Je nachdem, was eine Anwendung macht und für wen sie es macht, ändern sich auch die Anforderungen. Deshalb prüfen wir nicht einfach Tools, sondern ihren konkreten Einsatz im Unternehmen.

Fünf Fragen, die jeder KI-Einsatz beantworten sollte

1. Was geht rein?

Welche Daten bekommt die KI – und darf sie diese überhaupt nutzen? Wir prüfen, ob Daten notwendig und freigegeben sind und wo personenbezogene, vertrauliche oder urheberrechtlich relevante Inhalte ins Spiel kommen.

2. Was macht die KI damit?

Unterstützt sie nur, übernimmt sie einen Teil des Prozesses oder bekommt sie eine ganz neue Aufgabe? Wir klären, welche Rolle die KI tatsächlich spielt und wie sie technisch und organisatorisch eingebunden ist.

3. Was kommt raus – und wer bekommt es zu sehen?

Interner Entwurf, öffentliche Information, direkter Dialog oder Entscheidungsvorschlag: Nicht jedes Ergebnis braucht dieselben Spielregeln. Deshalb schauen wir darauf, was die KI erzeugt, für wen und mit welcher Wirkung.

4. Wo bleibt der Mensch im Spiel?

Wer prüft Ergebnisse, gibt sie frei oder greift ein, wenn etwas schiefläuft? Wir legen fest, wo menschliche Kontrolle notwendig ist und wann ein Prozess besser gestoppt oder übergeben wird.

5. Was passiert nach dem Go-live?

KI verändert sich. Datenquellen kommen dazu, Systeme bekommen Updates und neue Nutzer steigen ein. Deshalb klären wir, was dokumentiert und regelmäßig überprüft werden muss So übersetzen wir Anforderungen des EU AI Act in die tatsächliche Arbeitsweise Deines Unternehmens. Denn ein KI-Prozess sollte nicht nur auf dem Papier passen, sondern auch im Alltag.

Der AI Act ist da

Seit August 2026 ist ein großer Teil des EU AI Act anwendbar. Einige Regeln gelten sogar schon länger: Verbote bestimmter KI-Praktiken und Anforderungen an KI-Kompetenz seit Februar 2025, Vorgaben für General-Purpose-AI-Modelle seit August 2025. Seit dem 2. August 2026 gelten außerdem Transparenzpflichten für bestimmte interaktive und generative KI-Systeme. Andere Anforderungen kommen später. Die Regeln für bestimmte Hochrisiko-Anwendungen in sensiblen Bereichen greifen ab 2. Dezember 2027, für Hochrisiko-KI in bestimmten regulierten Produkten ab 2. August 2028. Für unseren Check heißt das: Wir schauen auf das, was heute schon relevant ist – und auf das, was Du für morgen vorbereiten solltest. Denn welche Anforderungen konkret gelten, entscheidet sich nicht allein am KI-Tool. Entscheidend ist, wofür das System eingesetzt wird und was es tatsächlich machen soll.

Drei Schritte zu einem kontrollierbarer KI-Prozess

• 1. Verstehen, was wo passiert.
• 2. Prüfen, wo Handlungsbedarf besteht.
• 3. Festlegen, was zu tun ist.

Sechs Bereiche, die Du im Griff haben solltet

Wer darf was?

Wir klären Zugänge, Berechtigungen und erlaubte Datenarten. Und schauen genau hin, wohin Daten zwischen verbundenen Systemen fließen. Was unklar oder unnötig ist, kommt auf den Tisch.

Wo muss KI erkennbar sein?

Wenn Menschen mit KI interagieren oder bestimmte KI-generierte Inhalte veröffentlicht werden, kann Transparenz gefragt sein. Wir zeigen, wo informiert oder gekennzeichnet werden muss.

Wann übernimmt der Mensch?

KI darf unterstützen. Verantwortung muss trotzdem klar bleiben. Deshalb definieren wir Freigaben, Stop-Regeln und Eskalationswege so, dass Menschen tatsächlich eingreifen können.

Welche KI ist überhaupt im Einsatz?

Wir bringen Systeme, Anbieter, Einsatzzwecke, Daten und Verantwortliche in ein zentrales Register. Und schaffen einen klaren Prozess dafür, wie neue KI-Anwendungen künftig aufgenommen werden.

Wer muss was über KI wissen?

Nicht jeder Mitarbeiter im Unternehmen braucht dasselbe KI-Wissen. Wir schauen deshalb rollenbezogen darauf, wer welche Regeln, Möglichkeiten und Grenzen kennen sollte – und wo Schulungsbedarf besteht.

Was passiert, wenn sich etwas ändert?

Neue Modelle, Funktionen oder Datenquellen können aus einem bekannten Prozess schnell einen anderen machen. Deshalb braucht es klare Regeln für Änderungen, Fehler, Vorfälle und Beschwerden – damit auch nach dem “Go-live” klar bleibt, was passiert.

Am Ende weißt Du, was läuft

Du erhältst eine klare Bestandsaufnahme der aktuellen KI-Nutzung und einen konkreten Plan für sinnvolle weitere Schritte:

• KI-Inventar: Welche Systeme und Prozesse im Einsatz sind – inklusive Zweck und Verantwortlichkeiten.
• Datenflüsse & Kontrollpunkte: Wo Daten herkommen, wohin sie gehen und wo Kontrolle notwendig ist.
• Vor-Einordnung: Welche technisch-organisatorischen Anforderungen für die betrachteten Anwendungen relevant sein können.
• Compliance-Report: Alle Ergebnisse kompakt auf etwa 10–15 Seiten dokumentiert.
• Maßnahmenplan: Was Du angehen solltest – priorisiert nach Prozess und Dringlichkeit.
• Offene Punkte: Welche Informationen noch fehlen und welche Abhängigkeiten geklärt werden müssen.
• Klare Grundlage: Damit intern weitergearbeitet oder gezielt weitere fachliche Prüfungen anstoßen werden können

Investition: ab 3.500 € Bei vielen Systemen, komplexen Schnittstellen oder mehreren Geschäftsbereichen stimmen wir den Umfang vorab gemeinsam mit Dir ab.

Wer im Check zusammenarbeiten sollte

• Marketing weiß, was wirklich genutzt wird
• Vertrieb weiß, wo KI auf Kunden trifft
• Geschäftsführung schafft Klarheit
• IT, Datenschutz und Informationssicherheit kennen die Leitplanken

Wann sich der Blick auf den ganzen Prozess lohnt

Passend, wenn …

• KI bereits in Content, Website, CRM oder Vertrieb eingesetzt wird
• Mehrere Tools in einem Workflow zusammenarbeiten
• Freigaben und Zuständigkeiten unterschiedlich gelebt werden
• Neue Automatisierungen oder Assistenten vor dem Launch stehen
• Der Handlungsbedarf direkt an Arbeitsabläufen sichtbar werden soll

Erst Vorarbeit, wenn …

• Noch keine konkreten KI-Systeme oder Use Cases bestehen
• Der gesamte KI-Einsatz strategisch ungeklärt ist
• Ausschließlich eine allgemeine Rechtsinformation gesucht wird
• Eine verbindliche rechtliche Einzelfallentscheidung benötigt wird

Mögliche folgende Schritte

Ergebnis ist eine belastbare operative Grundlage: Welche Systeme und Prozesse bestehen? Welche Kontrollen fehlen? Welche Maßnahmen können umgesetzt werden? Welche Fragen brauchen zusätzliche rechtliche Klärung?

• Prozessregeln umsetzen
• Systeme technisch nachschärfen
• KI-Kompetenz aufbauen
• Compliance by Design in neue Module integrieren
• Laufend überprüfen
• Der Scope bleibt klar

AI Act verstehen heißt KI-Prozesse verstehen

Der EU AI Act wird erst handhabbar, wenn er an konkrete Prozesse gebunden ist.

Wir verfolgen Daten, Ausgaben und Verantwortung durch Deine tatsächlichen Workflows und machen daraus einen priorisierten Umsetzungsplan.

EU-AI-Act-Check für Marketing anfragenKI-Prozesse vorab einordnen